由院分工会或提案小组负责征集提案，一般在大会召开前一个月左右印发提案表进行征集。
五、提出大会主席团成员建议名单
1．大会主席团的组成。主席团人数可根据学院教职工代表人数多少自行确定，一般按代表总人数的10%至20%确定。主席团应由学院各方面人员组成，其中包括学院党、政、工主要领导干部，教师（包括教学、科研人员）应占较大比例。主席团成员必须是本届教职工代表大会正式代表。
2．大会主席团的产生。由学院党、政、工共同协商，并在征求代表们意见的基础上，提出主席团组成方案和人选建议名单。主席团人选建议名单须提交大会预备会议选举通过（选举可采用举手表决的方式）。
3．大会主席团不是权力机构，是教职工代表大会开会期间的会议组织领导核心。主席团向教职工代表大会负责，不能代替教职工代表大会行使职权。
六、起草大会文件材料
1．开幕词；
2．领导讲话；
3．院长工作报告；
4．提请大会审议的各项议案文本；
——学院发展规划
——学院财务工作
——各项改革方案
——规章、条例、制度等方案和说明
5．教职工代表大会工作报告。
七、拟定大会日程、议程
1．安排大会日程。大会日程即大会自始至终每项活动的时间顺序安排，通常以表格形式列出。如：
日期
时间
活动
方式
内 容
主持人
参加人员
地点
2．拟定大会议程。分大会预备会议和大会正式会议议程。
预备会议议程——
（1）代表资格审查报告或代表增补情况说明；
（2）通过大会议程
（3）选举大会主席团
（4）通过或决定大会其他有关事项
正式会议议程——
1．致开幕词；
2．上级领导讲话；
3．院长作工作报告；
4．学院行政作有关专题报告；
5．分工会作教职工代表大会工作报告；
6．分工会（或提案小组）作提案征集和处理工作报告；
7．大会有关选举工作；
8．通过大会决议、决定；
9．其他。
八、向学校党、政、工发出邀请和向教职工代表发出通知
第二阶段，会议期间的工作程序和内容
一、预备会议
1．预备会议，由学院分工会主席（或副主席）主持。全体教职工代表出席会议。
2．预备会议时间，根据会议内容来安排。一般情况可放在大会开幕式同一天提前半小时至一小时进行。
3．预备会议主要程序和内容。参考“准备工作的程序和内容”第（七）项中的“预备会议议程”来安排。
4．预备会议表决形式，一般采用举手形式进行。
二、正式会议
1．正式会议，应根据会议内容分别召开几次全体代表会议。一般情况须召开两次全体代表会议，即开幕式暨第一次全体代表大会和第二次全体代表大会暨闭幕式。
2．正式会议主持人由主席团成员担任。主持人的确定和安排，须在主席团会议上通过。
3．出席正式会议的人员，除全体教职工代表外，邀请本院的不是教职工代表的有关人员，还邀请学校党、政、工领导和有关部门的负责人出席会议。
4．每次全体代表大会的会议时间，视会议内容定。
5．正式会议主要程序和内容。除开幕式应先唱（奏）中华人民共和国国歌和闭幕式最后唱（奏）歌曲（自定）外，其它会议程序和内容参考“准备工作的 程序和内容”中的第（七）项 的“正式会议议程”来安排。
6．正式会议表决形式，可采用无记名投票方式或者举手表决方式。
三、大会主席团会议
1．在正式会议召开期间，大会主席团应根据情况召开若干次会议。第一次主席团会议应在预备会议结束后召开，主要是通过大会执行主席和主持人，讨论通过其他有关事项。其余主席团会议是在大会进行过程中召开。
2．主席团会议主持人可由分工会主席或者主席团推选某一成员主持。
3．主席团主要职责及会议内容：
（1）讨论审议提交大会的议题、议程；
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